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隨著(zhù)電子政務(wù)的建設和實(shí)施,國家行政機關(guān)的改革重組和業(yè)務(wù)工作流程的改變也是大勢所趨,也將產(chǎn)生大量的電子文檔。我們目前的檔案工作定位能否適應電子政務(wù)的新形式,能否有效履行保存民族記憶的職責?應該說(shuō),還有很多問(wèn)題需要研究和解決。
電子文件的有效管理是基于檔案工作者的知識結構及其對工作變化和新技術(shù)應用的適應性。正如國家政府部門(mén)的工作人員需要技術(shù)培訓一樣,檔案工作人員的知識結構可能不完全適應目前電子政務(wù)環(huán)境下的檔案管理。此外,我們檔案館的現實(shí)可能不允許我們保留相當數量的it技術(shù)人員,依靠社會(huì )技術(shù)支持也不適合我們目前的國情,但可能很有必要有一個(gè)小型機構來(lái)跟蹤電子政務(wù)中IT技術(shù)的發(fā)展。
傳統檔案和電子檔案的真實(shí)性、完整性和法律憑證功能在鑒定方法和法律認定上有很大不同。電子文件的長(cháng)期存儲也得要面對計算機軟硬件的快速發(fā)展。文件格式的多樣性使得問(wèn)題更加復雜??紤]到打印紙和手寫(xiě)材料的耐用性,電子和紙張歸檔系統顯然不是一個(gè)科學(xué)、有效和完全的解決方案。
明確規定各級檔案行政管理部門(mén)負責監督指導電子文件的歸檔管理,電子文件形成單位應當指定專(zhuān)人負責本單位電子文件的歸檔工作。
電子系統的安全性和保密性,尤其是涉及檔案部門(mén)的電子系統,永遠是先一位的。出于安全和保密的考慮,通過(guò)網(wǎng)絡(luò )使用檔案得要采用安全的身份認證和嚴格的訪(fǎng)問(wèn)控制,并遵守相關(guān)的安全和保密規定。
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